El deber de cuidado es la responsabilidad de la empresa de adoptar medidas razonables para proteger la seguridad, la salud y el bienestar de sus empleados cuando viajan por motivos laborales. En un viaje bleisure, esta obligación puede generar dudas porque el itinerario combina actividades profesionales con días de ocio.
La empresa no debería asumir que todo el viaje tiene el mismo propósito ni declarar, sin más, que deja de tener responsabilidades cuando termina una reunión. El alcance concreto depende de la legislación aplicable, del contrato de trabajo, de la póliza de seguros, del destino y de las circunstancias del incidente. Por eso, la política debe establecer límites claros sin presentarlos como una exención legal absoluta.
El primer paso: separar las etapas del viaje
Antes de evaluar riesgos, la empresa debe dividir el itinerario en tres momentos:
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Tramo laboral: traslado y actividades vinculadas con la misión profesional.
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Transición: desplazamiento entre el último compromiso de trabajo y el comienzo del período personal.
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Tramo de ocio: días, destinos y actividades elegidos por el empleado con finalidad privada.
Esta división ayuda a determinar qué gastos, servicios de asistencia, seguros y protocolos corresponden a cada etapa. También facilita la gestión de incidentes y evita que un único itinerario o una sola factura oculten responsabilidades diferentes.
Las políticas de viajes bleisure deberían indicar cuándo se permite la extensión, cómo se aprueba y qué límites existen para la responsabilidad de la empresa. BCD Travel destaca la necesidad de definir reglas sobre el deber de cuidado y los acompañantes que no son empleados. Reed & Mackay también señala que la organización debe evaluar si sus responsabilidades se extienden al período de ocio, incluyendo seguros y seguimiento del viajero ante incidentes.bcdtravel+1
Riesgos que debe evaluar la empresa
Una política eficaz no elimina los riesgos; establece cómo identificarlos, comunicarlos y responder ante ellos. El análisis debería contemplar, al menos, estas categorías:
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Riesgos del destino: seguridad, salud, clima, conflictos, restricciones de ingreso y alertas oficiales.
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Riesgos del transporte: cambios de itinerario, desplazamientos no gestionados y traslados fuera del circuito corporativo.
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Riesgos médicos: enfermedades, accidentes, tratamientos y disponibilidad de asistencia.
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Riesgos de actividades: deportes extremos, excursiones, conducción de vehículos o actividades no relacionadas con el trabajo.
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Riesgos administrativos: visados, permisos, requisitos sanitarios, impuestos y duración de la estancia.
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Riesgos de información: falta de localización del viajero o desconocimiento de sus fechas reales de permanencia.
ISO 31030:2021 ofrece directrices para que las organizaciones desarrollen programas de gestión de riesgos en viajes, incluyendo la evaluación de amenazas, la información al viajero, la comunicación y la respuesta ante incidentes. No constituye por sí sola una garantía de cumplimiento legal ni reemplaza la revisión de las normas y seguros del país correspondiente.wtwco+1
Qué debe establecer la política
La política debería responder por escrito las siguientes preguntas:
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¿Quién puede solicitar un viaje bleisure?
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¿Con cuánta anticipación debe pedir autorización?
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¿Qué destinos o actividades requieren una evaluación adicional?
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¿Qué información debe proporcionar el empleado?
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¿Qué asistencia está disponible durante el tramo laboral?
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¿Qué ocurre durante los días personales?
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¿Qué cobertura tiene la póliza y cuáles son sus exclusiones?
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¿Quién puede ser contactado en caso de emergencia?
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¿Qué gastos y cambios asume cada parte?
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¿Qué debe hacer el empleado si modifica el itinerario?
Es conveniente exigir aprobación previa y conservar el itinerario laboral original junto con las fechas personales. Si el empleado cambia de hotel, agrega un destino o prolonga la estancia sin informar, la empresa puede perder visibilidad sobre su ubicación y dificultar la respuesta ante una emergencia.
La política también debe indicar qué información se entrega al viajero: teléfonos de asistencia, datos de la aseguradora, procedimiento de evacuación, contacto de Recursos Humanos y recomendaciones de seguridad. La gestión de riesgos debe ser accesible y comprensible, no un documento que el empleado recibe sin instrucciones prácticas.bcdtravel
Acompañantes y actividades personales
Los acompañantes deben quedar fuera del alcance de la cobertura corporativa, salvo que exista una regla diferente expresamente aprobada. La empresa debe informar que el acompañante es responsable de sus propios gastos, seguros, documentos y actividades.
También es recomendable exigir que el empleado declare si realizará actividades que puedan aumentar el riesgo, como conducción, navegación, deportes de aventura o excursiones en zonas alejadas. La empresa no tiene que prohibir automáticamente todas las actividades personales, pero sí puede establecer exclusiones, requerir un seguro adicional o negar la extensión cuando el riesgo sea incompatible con sus protocolos.
No basta con escribir que “el tiempo personal corre por cuenta del empleado”. Esa frase no determina por sí sola el alcance de una obligación legal ni modifica las condiciones de una póliza. Debe acompañarse con información precisa sobre cobertura, asistencia, exclusiones y procedimientos.
Qué hacer ante un incidente
La respuesta debe diferenciar entre un incidente durante una actividad laboral y uno ocurrido durante el período personal, sin asumir de antemano que la clasificación será sencilla. El empleado debería:
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Contactar a los servicios de emergencia locales si existe peligro inmediato.
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Avisar al proveedor de asistencia o a la aseguradora indicada.
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Informar al contacto corporativo conforme al procedimiento.
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Conservar informes, facturas y comprobantes.
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Comunicar cualquier cambio de ubicación o de itinerario.
La empresa, por su parte, debe verificar la situación, activar los canales disponibles y documentar las decisiones adoptadas. La respuesta no debe depender de que el empleado se encuentre en un hotel reservado por la organización: una emergencia puede ocurrir fuera de los canales corporativos.
Cuando el incidente afecta a un acompañante, la política debe aclarar qué asistencia puede ofrecer la empresa y qué costos quedan fuera de su responsabilidad. También debe respetar la privacidad y limitar el uso de datos personales a los fines necesarios para gestionar el viaje y una eventual emergencia.
Una política preventiva y revisable
El deber de cuidado en un viaje bleisure no se gestiona con una única cláusula. Requiere un proceso que combine evaluación de riesgos, aprobación, comunicación, seguros, seguimiento y revisión periódica.
RR. HH. debe coordinar la experiencia del empleado; Legal debe revisar responsabilidades, jurisdicción y protección de datos; Finanzas debe controlar los gastos; y el área de viajes debe asegurar que el itinerario sea visible y trazable.
La mejor política es la que permite responder antes de que ocurra un problema: define dónde termina el objetivo laboral, qué información debe entregar el empleado, qué asistencia existe y quién toma decisiones en una emergencia. Aun así, el texto debe incluir una advertencia clara: las reglas internas no sustituyen la legislación aplicable, la póliza contratada ni el asesoramiento profesional específico para cada país y situación.